Allgemeine Nutzungs- und Lizenzbedingungen

Version 1.3 · Stand: September 2026

1. Inhalt und Zustandekommen

1.1. Geltungsbereich. Diese Allgemeinen Nutzungs- und Lizenzbedingungen („AGB") gelten für alle Vertragsverhältnisse zwischen der HostUpp GmbH, Neuer Zollhof 1, 40221 Düsseldorf („HostUpp" oder „Anbieter"), und ihren Kunden („Kunde") betreffend die auf die Dauer der Vertragslaufzeit beschränkte Zurverfügungstellung von Software zur Nutzung über das Internet (Software as a Service – SaaS).

HostUpp erbringt ihre Leistungen nicht für Verbraucher, sondern ausschließlich für die Zwecke der gewerblichen oder selbständigen beruflichen Tätigkeit des Kunden.

1.2. Keine abweichenden Regelungen. Die Geltung abweichender oder über diese AGB hinausgehender Bestimmungen ist ausgeschlossen. Dies gilt insbesondere für Allgemeine Geschäftsbedingungen des Kunden (wie z.B. Allgemeine Einkaufsbedingungen), selbst wenn HostUpp einen Auftrag des Kunden annimmt, in dem der Kunde auf seine allgemeinen Geschäftsbedingungen hinweist und/oder dem die allgemeinen Geschäftsbedingungen des Kunden beigefügt sind und HostUpp dem nicht ausdrücklich widerspricht.

1.3. Zustandekommen des Vertrages. Der Vertrag kommt durch Annahme des Angebots des Anbieters oder durch elektronische Registrierung auf der HostUpp Plattform (www.hostupp.ai) und Buchung eines Leistungspakets zustande.

2. Vertragsgegenstand, Leistungen von HostUpp

2.1. Vertragsgegenstand. Gegenstand des auf Grundlage dieser AGB begründeten Vertrages ist die zeitlich auf die Vertragslaufzeit begrenzte entgeltliche Zurverfügungstellung der HostUpp Software, einem KI-Assistenten für Hotels („Software" oder „KI-Assistent"), und der Einräumung diesbezüglicher Nutzungsrechte nach Maßgabe von nachfolgender Ziffer 3. Der Kunde hat keinen Anspruch auf Überlassung des Quellcodes.

2.2. Leistungsumfang. Der KI-Assistent übernimmt die Kommunikation mit den Gästen über mehrere Kanäle (Telefon, Web-Chat, WhatsApp und E-Mail) und ermöglicht die Ausführung daraus abgeleiteter Aktionen im Hotelsystem. Der Funktionsumfang der Software ergibt sich aus der Leistungs- und Produktbeschreibung, abrufbar unter www.hostupp.ai/de/produktbeschreibung. Der Anbieter bietet verschiedene Leistungspakete an (Anzahl an KI-Mitarbeitern, Instanzen, Laufzeit etc.). Der spezifische Leistungsumfang richtet sich nach dem vom Kunden gebuchten Leistungspaket und der Rollenbeschreibung des vom Kunden jeweils gebuchten KI-Assistenten. Merkmale oder Funktionen des KI-Assistenten gelten nicht als zugesichert, sofern sie nicht ausdrücklich in der Leistungs- und Produktbeschreibung aufgeführt sind. Der Kunde hat alle in der Leistungs- und Produktbeschreibung festgelegten Bedingungen, Anforderungen und Einschränkungen einzuhalten. HostUpp behält sich das Recht vor, die Leistungs- und Produktbeschreibung von Zeit zu Zeit zu aktualisieren oder zu ändern, um Änderungen an den Merkmalen, Funktionen oder technischen Spezifikationen des KI-Assistenten Rechnung zu tragen. HostUpp wird den Kunden über wesentliche Änderungen der Leistungs- und Produktbeschreibung mit angemessener Vorankündigung informieren, bevor diese Änderungen in Kraft treten. Eine Funktionsbeeinträchtigung des KI-Assistenten, die auf Hardwarefehler, Umgebungsbedingungen, unsachgemäßen Betrieb oder fehlerhafte Informationen, Daten oder sonstige Umstände zurückzuführen ist, die im Risikobereich des Kunden liegen, stellt keinen Mangel im Sinne dieser AGB dar.

2.3. Bereitstellung und Zugang. HostUpp stellt dem Kunden die Software ausschließlich zur Nutzung über das Internet („SaaS Service") zur Verfügung. HostUpp teilt dem Kunden die Zugangsdaten zur Nutzung des SaaS Service per E-Mail mit. Der Kunde verpflichtet sich, seine Zugangsdaten vertraulich zu behandeln und jeden unbefugten Zugriff auf sein Kundenkonto zu unterbinden. Bei Verdacht auf Missbrauch durch einen Dritten hat der Kunde den Anbieter unverzüglich davon in Kenntnis zu setzen. Erhält der Anbieter Kenntnis von einer unbefugten Nutzung, ist er berechtigt, das betreffende Kundenkonto zu sperren. Der Kunde hat die vom Anbieter im Rahmen der Registrierung/Buchung angeforderten Unternehmensdaten und Kontaktinformationen bereitzustellen. Der Kunde versichert, dass alle dem Anbieter im Rahmen der Registrierung und Rechnungsstellung zur Verfügung gestellten Informationen wahr, korrekt und vollständig sind. Der Kunde verpflichtet sich, den Anbieter unverzüglich über etwaige Änderungen dieser Informationen zu informieren.

2.4. Installation/Anpassungen. Im Rahmen des SaaS Service wird die Software auf Servern eines von HostUpp genutzten Rechenzentrums betrieben. Eine Anpassung oder Veränderung der Software, insbesondere eine Konfiguration oder Umprogrammierung nach Wünschen des Kunden, ist nicht geschuldet. Entsprechende Leistungen sind gesondert zu vereinbaren und zu vergüten.

2.5. Service und Support. HostUpp erbringt begleitende Service- und Supportleistungen (die „Supportleistungen") für den Kunden nach Maßgabe der Festlegungen in der Leistungs- und Produktbeschreibung. Die Supportleistungen beinhalten nicht: Allgemeinen Knowhow-Transfer, Schulungen, Konfiguration und Implementierung oder kundenspezifische Dokumentation oder Anpassung der Software.

2.6. Leistungsänderungen. HostUpp ist zu einer Änderung oder einer Anpassung der Software nur dann verpflichtet, wenn eine solche Änderung oder Anpassung zur Instandhaltung der Software nach dem Stand der Technik erforderlich ist. Im Übrigen ist HostUpp zu einer Änderung, Anpassung und Weiterentwicklung der Software nur dann verpflichtet, wenn die Parteien dies gesondert vereinbaren. Ohne eine solche gesonderte Vereinbarung ist HostUpp insbesondere nicht zu einer Weiterentwicklung der Software verpflichtet.

3. Rechteeinräumung

3.1. Nutzungsrecht. HostUpp gewährt dem Kunden mit vollständiger Zahlung der gemäß Ziffer 6 zu entrichtenden Gebühren das nicht ausschließliche, zeitlich auf die Vertragslaufzeit beschränkte, nicht übertragbare und (soweit nicht ausdrücklich abweichend vereinbart) nicht unterlizenzierbare Recht, auf die Software über das Internet zuzugreifen und diese bestimmungsgemäß gemäß diesen AGB zu nutzen.

3.2. Inhaberschaft an der Software. Der Kunde erkennt an, dass HostUpp im Verhältnis zum Kunden ausschließlicher Inhaber aller Rechte an der lizenzierten Software ist und dem Kunden keinerlei Rechte an der Software zustehen, soweit ihm solche nicht auf der Grundlage dieses AGB oder durch anderweitige schriftliche Vereinbarung zwischen den Parteien ausdrücklich eingeräumt worden sind.

3.3. Reverse Engineering. Dem Kunden ist es außer unter den gesetzlichen Voraussetzungen (z.B. nach §§ 69d, 69e UrhG) und für die gesetzlich ausdrücklich vorgesehenen Zwecke nicht gestattet, die Software oder einzelne Teile davon durch Reverse Engineering zu analysieren, zu disassemblieren, zu dekompilieren, oder anderweitig zu versuchen, den Quellcode oder die Logik der Software abzuleiten oder zu bestimmen.

3.4. Keine Nutzung durch Dritte. Der Kunde ist nicht berechtigt, die Software Dritten zur Nutzung zur Verfügung zu stellen, weder gegen Entgelt noch unentgeltlich. Insbesondere ist es dem Kunden untersagt, die Software an Dritte zu verkaufen, zu verleihen, zu vermieten oder in sonstiger Weise unterzulizenzieren, sie öffentlich wiederzugeben oder öffentlich zugänglich zu machen.

3.5. Kundendaten. HostUpp erkennt ihrerseits an, dass im Verhältnis zwischen dem Kunden und HostUpp alle Daten des Kunden, die mittels der lizenzierten Software verarbeitet oder infolge der Nutzung der lizenzierten Software durch oder im Auftrag des Kunden erzeugt oder verarbeitet werden („Kundendaten"), ausschließlich dem Kunden gehören.

3.6. Aggregierte Nutzungsdaten. Während und nach der Vertragslaufzeit ist HostUpp berechtigt, Daten über die Nutzung des SaaS Service in aggregierter Form zu erheben und zu verarbeiten („Aggregierte Nutzungsdaten"), um sie zum Zwecke der Verbesserung, des Benchmarking und der Weiterentwicklung des SaaS Service zu nutzen und zu verwerten. Aggregierte Nutzungsdaten enthalten keine Kundendaten, vertraulichen Informationen oder personenbezogene Daten im Sinne der DSGVO.

3.7. Feedback. Sofern der Kunde HostUpp Verbesserungsideen, Vorschläge oder sonstiges Feedback zur Verfügung stellt (zusammenfassend als „Feedback" bezeichnet), insbesondere in Bezug auf die Software und/oder andere von HostUpp angebotene Produkte und Services, räumt er HostUpp hiermit ein nicht ausschließliches, frei übertragbares und unterlizenzierbares, unwiderrufliches, weltweites, kostenfreies Recht zur Nutzung dieses Feedbacks (für alle bekannten und unbekannten Nutzungsarten) ein.

3.8. Kennzeichnungen. Urhebervermerke sowie sonstige von HostUpp im Zusammenhang mit der lizenzierten Software angebrachte Identifikationsmerkmale dürfen nicht entfernt oder verändert werden.

4. Nutzungsbeschränkungen

4.1. Der Kunde ist allein verantwortlich für die Nutzung des SaaS Service durch seine Nutzer sowie für alle Daten, Inhalte und Informationen, die an diesen übermittelt werden.

4.2. Der Kunde verpflichtet sich, bei der Nutzung des SaaS Service alle geltenden Gesetze einzuhalten, und gewährleistet, dass er keine Rechte Dritter verletzt.

4.3. Bei der Nutzung des SaaS Service verpflichtet sich der Kunde, Folgendes zu unterlassen:

• a) Informationen oder Daten einzugeben, die die Integrität oder Leistung des SaaS Service oder dessen Verfügbarkeit beeinträchtigen, unterbrechen oder beschädigen könnten;
• b) zu versuchen, sich unbefugten Zugriff auf den SaaS Service oder die damit verbundenen Systeme, Netzwerke, Computerprogramme oder Informationen zu verschaffen;
• c) zu versuchen, den SaaS Service oder die vorhandenen Daten zu ändern oder zu manipulieren;
• d) auf den SaaS Service zuzugreifen, um ein Konkurrenzprodukt oder eine Konkurrenzdienstleistung zu entwickeln oder zu Benchmark-Zwecken.

4.4. Der Kunde darf keine der über den SaaS Service zur Verfügung gestellten Daten für die Entwicklung, Herstellung oder Bereitstellung eigener Produkte verwenden oder die Daten für diese Zwecke übersetzen, bearbeiten, ändern oder anderweitig aufbereiten.

4.5. Der Kunde darf keine Sicherheits- oder Zugriffskontrollmechanismen, die Bestandteil des SaaS Service sind, umgehen, deaktivieren oder stören.

4.6. Im Falle eines Verstoßes des Kunden gegen die Verpflichtungen in Ziffer 4 (Nutzungsbeschränkungen) oder in Ziffer 5 (Einsatz von Künstlicher Intelligenz / KI-Funktionen) dieser AGB festgelegten Verpflichtungen oder im Falle eines Zahlungsverzugs, ist der Anbieter berechtigt, den Zugang des Kunden zum SaaS Service dauerhaft oder vorübergehend zu sperren, wenn der Kunde den festgestellten Verstoß nicht innerhalb von 48 Stunden nach Zugang einer textförmlichen Aufforderung durch den Anbieter abstellt. Der Anbieter wird die berechtigten Interessen des Kunden in angemessenem Umfang berücksichtigen. Der Anbieter wird den Kunden per E-Mail über die Sperrung seines Zugangs zu informieren.

5. Einsatz von Künstlicher Intelligenz / KI-Funktionen

5.1. Der SaaS Service umfasst Funktionen auf Basis Künstlicher Intelligenz. Dem Kunden ist bekannt, dass KI-Systeme nicht deterministisch arbeiten und insbesondere unvollständige, unrichtige oder ungeeignete Ergebnisse erzeugen können. Der Kunde ist daher verpflichtet, sämtliche durch die Nutzung von über die Software bereitgestellten KI-Funktionen erzeugten Inhalte und Ergebnisse („Output") vor deren Verwendung eigenständig auf ihre Richtigkeit, Vollständigkeit und rechtliche Zulässigkeit hin zu überprüfen. HostUpp übernimmt keine Haftung für Entscheidungen, die ausschließlich auf der Grundlage eines KI-generierten Outputs getroffen werden. Der Kunde darf den Output nicht für Entscheidungen mit rechtlichen, finanziellen oder regulatorischen Konsequenzen verwenden, ohne dass eine angemessene menschliche Überwachung und Validierung erfolgt.

5.2. HostUpp ist im Verhältnis zum Kunden verantwortlich für die Einhaltung derjenigen Pflichten nach EU KI-Verordnung (AI Act – EU 2024/1689 („KI-VO") und ggf. nachgelagerten nationalen Ausführungs- und Umsetzungsbestimmungen, die HostUpp als Anbieter (i.S.v. Art. 3 Nr. 3 KI-VO) des über den SaaS Service bereitgestellten KI-Systems treffen, u.a. in Bezug auf Konzeption, Entwicklung, Bereitstellung, Wartung und Überwachung. Dies umfasst insbesondere,

• a) die Einhaltung etwa bestehender Transparenzpflichten gegenüber Nutzern,
• b) die angemessener Einordnung und Behandlung von KI-Systemen entsprechend ihrer regulatorischen Risikoklassifizierung, sowie
• c) die Umsetzung geeigneter technischer und organisatorischer Maßnahmen zur Sicherstellung eines rechtskonformen Betriebs der über die Software bereitgestellten KI-Funktionen.

Soweit HostUpp gesetzlich zur Bereitstellung bestimmter Informationen oder Hinweise verpflichtet ist, wird sie diese in geeigneter Weise zur Verfügung stellen. Eine darüberhinausgehende Zusicherung hinsichtlich der rechtlichen Zulässigkeit der Nutzung der KI-Funktionen im konkreten Anwendungsfall des Kunden ist hiermit nicht verbunden.

5.3. Der Kunde erkennt an, dass er bei der Nutzung des SaaS Service als Betreiber von KI-Systemen (i.S.v. Art. 3 Nr. 4 KI-VO) handelt und im Verhältnis zu HostUpp für die Einhaltung derjenigen Pflichten nach der KI-VO verantwortlich ist, die an den konkreten Einsatz des KI-Systems in seinem Hotelbetrieb anknüpfen. Dies umfasst insbesondere,

• a) die Festlegung des Einsatzzwecks, die Vorgaben an sein Personal, eine angemessene menschliche Aufsicht sowie die Überprüfung und Dokumentation der Ergebnisse,
• b) die Verpflichtung, die Gäste und sonstige betroffene Personen in geeigneter Weise darüber zu informieren, dass die Kommunikation (z.B. über Telefon, Chat, Messenger oder E-Mail) ganz oder teilweise durch einen KI-Assistenten erfolgt, wobei die Information mindestens den Hinweis zu enthalten hat, dass ein KI-System eingesetzt wird, zu welchem Zweck dies geschieht und dass keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen mit erheblichen Auswirkungen für die betroffene Person getroffen werden;
• c) sicherzustellen, dass die vom KI-Assistenten im Rahmen der vom Kunden konfigurierten Prozesse abgegebenen Erklärungen (z.B. Annahme von Buchungen, Bestätigungen, Stornierungen) vor ihrer Aktivierung durch den Kunden geprüft und freigegeben werden. Soweit der KI-Assistent auf dieser Grundlage Erklärungen gegenüber Gästen abgibt, werden diese Erklärungen dem Kunden zugerechnet;
• d) die Konfigurationen des KI-Assistenten (insbesondere hinterlegte Antworten, Prozesse für Buchung, Check-in/-out, Preisregeln sowie sonstige Hotel-Policies) vor dem Einsatz zu prüfen und regelmäßig, mindestens einmal jährlich sowie anlassbezogen (z.B. bei Angebots- oder Preisänderungen), zu aktualisieren;
• e) sicherzustellen, dass kritische Entscheidungen, insbesondere zur Preisfestsetzung, zur Ablehnung von Leistungen, zur Kündigung oder Stornierung von Verträgen sowie sonstige Entscheidungen mit erheblichen Auswirkungen für den Gast, nicht ausschließlich automatisiert durch den KI-Assistenten getroffen werden, sondern nach den gesetzlichen Vorgaben und internen Richtlinien des Kunden menschlich überprüft und freigegeben werden;
• f) dafür Sorge zu tragen, dass die mit dem KI-Assistenten arbeitenden Beschäftigten über ein angemessenes Niveau an KI-Kompetenz verfügen, insbesondere die Funktionsweise des Systems, seine Stärken und Grenzen sowie die Bedeutung der menschlichen Kontrolle verstehen, und entsprechende Schulungen durchzuführen bzw. durchführen zu lassen.

5.4. Die durch KI-Funktionen der Software erzeugten Inhalte und Ergebnisse stellen keine fachliche oder professionelle Beratung dar und dürfen nicht als alleinige Entscheidungsgrundlage verwendet werden. HostUpp übernimmt keine Gewähr für die Richtigkeit, Vollständigkeit oder Verwendbarkeit der mittels der KI-Funktionen der Software erzeugten Inhalte und Ergebnisse.

5.5. Der Kunde versichert, dass die von ihm in die KI-Funktionen der Software eingegebenen Daten keine Rechte Dritter verletzen und mit den jeweils geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen in Einklang stehen.

5.6. HostUpp garantiert, dass ohne die vorherige ausdrückliche Zustimmung des Kunden keine personenbezogenen Daten des Kunden und keine sonstigen identifizierbaren Kundendaten für das Training von KI-Systemen/KI-Modellen verwendet werden. Ungeachtet dessen ist HostUpp jedoch berechtigt, die im Rahmen der Nutzung der Software erhobenen Aggregierten Nutzungsdaten (i.S.v. Ziffer 3.6) auch mittels KI zu verarbeiten oder für das Training und die weitere Optimierung von KI-Systemen zu verwenden.

5.7. Unbeschadet der in Ziffer 4 (Nutzungsbeschränkungen) dargelegten Einschränkungen darf der Kunde den SaaS Service nicht als alleinige Grundlage für automatisierte Einzelentscheidungen nutzen, die Rechtswirkungen entfalten oder natürliche Personen im Sinne von Artikel 22 Absatz 1 DSGVO (EU 2016/679) in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen.

5.8. Erhält der Kunde Kenntnis von einem schwerwiegenden Vorfall im Sinne von Artikel 3 Nr. 49 KI-VO, der sich aus der Nutzung des über den SaaS Service bereitgestellten KI-Systems ergibt, hat er den Anbieter unverzüglich zu benachrichtigen. Stellt die Bewertung ein Risiko fest, das sich aus dem KI-System ergibt, hat der Anbieter angemessene Abhilfemaßnahmen zu ergreifen und den Kunden über die ergriffenen Schritte zu informieren. Beide Parteien arbeiten bei allen erforderlichen Mitteilungen an die zuständigen Behörden zusammen.

6. Entgelt und Zahlungsbedingungen

6.1. Nutzungsgebühr. Die Nutzungsgebühr für das vom Kunden gebuchte Leistungspaket ist jeweils monatlich im Voraus zahlbar und fällig oder, sofern sich der Kunde zur Inanspruchnahme des dafür gewährten Nachlasses für diese Option entscheidet, zu Beginn der jeweiligen Vertragsperiode, d.h. erstmalig nach Vertragsbeginn und Ablauf der kostenlosen Testphase (siehe Ziffer 11.2) für die Dauer der Grundlaufzeit (siehe Ziffer 11.3) und danach mit Beginn einer jeden Verlängerungslaufzeit für deren jeweilige Dauer (siehe Ziffer 11.3). Während der Dauer der initialen 30-tägigen Testphase (siehe Ziffer 11.2) fällt keine Nutzungsgebühr an. Eine Aufstockung des Lizenzumfangs durch den Wechsel in ein höheres Leistungspaket ist jederzeit möglich, eine Reduzierung bzw. Wechsel in ein niedrigeres Leistungspaket ist nur mit Wirkung zum Ende der Grund- oder einer Verlängerungslaufzeit oder davor mit Zustimmung von HostUpp möglich. Im Falle einer Erhöhung des gebuchten Lizenzumfangs innerhalb der Grund- oder einer Verlängerungslaufzeit werden die zusätzlichen Gebühren anteilig in Rechnung gestellt. Für die Erweiterung des Lizenzumfangs gelten die Preise gemäß der bei Bestellung des zusätzlichen Lizenzumfangs jeweils gültigen Preisliste von HostUpp.

6.2. Preisanpassung. Die Gebühren sind für die Dauer der Grundlaufzeit (vgl. Ziffer 11.3) gültig. Nach Ablauf der Grundlaufzeit ist HostUpp berechtigt, die Gebühren durch schriftliche Mitteilung an den Kunden mit einer Vorankündigungsfrist von mindestens zwei (2) Monaten jährlich anzupassen (jeweils eine „Jährliche Anpassung"), mit der Maßgabe, dass die für den vorangegangenen Zwölf-Monatszeitraum vor dem Inkrafttreten der Jährlichen Anpassung geltenden Vertragsentgelte nicht um mehr als (i) 5% oder (ii) die Änderung des vom Statistischen Bundesamt (Destatis) für Deutschland veröffentlichten Verbraucherpreisindex (VPI), wobei die Änderung als prozentuale Änderung gegenüber dem zum Zeitpunkt des Vertragsabschlusses geltenden VPI bzw. dem Inkrafttreten der letzten Jährlichen Anpassung zu berechnen ist, übersteigen darf; maßgeblich ist der höhere Wert. Veröffentlicht das Statistische Bundesamt den vorgenannten Verbraucherpreisindex (VPI) nicht mehr, so wird dieser durch den vergleichbaren Preisindex des Statistischen Bundesamtes, der ihm wirtschaftlich am nächsten kommt, oder alternativ durch den entsprechenden Preisindex für Deutschland, der vom Europäischen Statistischen Amt veröffentlicht wird, ersetzt.

6.3. Rechnungsstellung. Die in Rechnung gestellten Gebühren sind innerhalb von 10 Tagen nach Rechnungserhalt zu zahlen. Die Rechnungsstellung erfolgt ausschließlich per E-Mail.

6.4. Nettopreise. Alle Preise verstehen sich zuzüglich der jeweils geltenden gesetzlichen Umsatzsteuer.

6.5. Rabatte. Etwa gewährte Rabatte gelten, soweit nicht schriftlich abweichend vereinbart, ausschließlich für die Dauer der Grundlaufzeit (vgl. Ziffer 11.3) und nicht auch für eine sich ggf. anschließende Verlängerungslaufzeit.

6.6. Zahlungsverzug. Kommt der Kunde für zwei Kalendermonate mit der Bezahlung der fälligen Gebühren oder eines nicht unerheblichen Teils der fälligen Gebühren; oder in einem Zeitraum, der sich über mehr als zwei Monate erstreckt, mit der Bezahlung der Gebühren in Höhe eines Betrages, der das doppelte einer monatlichen Nutzungsgebühr erreicht, in Verzug, ist HostUpp berechtigt, nach entsprechender schriftlicher Androhung (per E-Mail) den Vertrag außerordentlich aus wichtigem Grund zu kündigen.

6.7. SEPA-Lastschriftverfahren. Sofern der Kunde sich für eine Zahlung mittels SEPA-Basislastschriftverfahren entscheidet, erfolgt der Einzug der fälligen Nutzungsgebühren von dem vom Kunden benannten Girokonto. Die Frist für die Vorabankündigung des Lastschrifteinzugs (sogenannte Prenotification) wird auf einen (1) Tag vor dem Tag des beabsichtigten Einzugs verkürzt. Die Vorabankündigung erfolgt in Textform (z. B. durch Ausweisung des Einzugsdatums und der Mandatsdaten auf der Rechnung oder per E-Mail). Der Kunde ist verpflichtet, zum Zeitpunkt des Einzugs für eine ausreichende Deckung auf dem angegebenen Konto zu sorgen. Kosten, die durch eine Nichteinlösung der Lastschrift mangels Deckung oder aufgrund fehlerhafter Datenübermittlung durch den Kunden entstehen, gehen vollständig zu Lasten des Kunden, sofern dieser die Pflichtverletzung zu vertreten hat.

7. Datenschutz und Datensicherheit

7.1. Datenschutz. Die Parteien stellen in ihrem jeweiligen Verantwortungsbereich sicher, dass bei der Vertragsdurchführung alle anwendbaren Datenschutzschutzbestimmungen, insbesondere solche der Datenschutz-Grundverordnung (EU/2016/679) (DS-GVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) und des Gesetz über den Datenschutz und den Schutz der Privatsphäre in der Telekommunikation und bei digitalen Diensten (TDDDG), eingehalten werden. Sie werden die von ihnen jeweils eingesetzten Mitarbeiter, Subunternehmer und sonstigen Erfüllungsgehilfen vor der Ausführung der vertragsgegenständlichen Leistungen dazu verpflichten, personenbezogene Daten streng vertraulich zu behandeln und diese ausschließlich in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Bestimmungen zum Datenschutz sowie einer ggf. gesondert abgeschlossenen Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung zu verarbeiten.

HostUpp verpflichtet sich, personenbezogene Daten im Zusammenhang mit der Nutzung des SaaS Service verantwortungsbewusst und in Übereinstimmung mit dem geltenden Datenschutzrecht zu verarbeiten. Insbesondere verwendet HostUpp keine über den SaaS Service verarbeiteten personenbezogenen Daten zum Trainieren der zugrunde liegenden KI-Modelle. HostUpp verwendet keine Kundendaten, um den SaaS Service für andere Kunden zu personalisieren und trifft über den SaaS Service keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen mit erheblichen rechtlichen Auswirkungen auf natürliche Personen. HostUpp verkauft keine personenbezogenen Daten an Dritte. Personenbezogene Daten, die über den SaaS Service verarbeitet werden, werden nur so lange aufbewahrt, wie dies erforderlich ist, und unterliegen angemessenen Lösch- oder Anonymisierungsverfahren. Weitere Einzelheiten zur Rechtsgrundlage für die Verarbeitung, zu den geltenden Aufbewahrungsfristen und zu den im Zusammenhang mit dem SaaS Service umgesetzten Schutzmaßnahmen sind in der Datenschutzerklärung dargelegt, die unter www.hostupp.ai/de/datenschutz abrufbar ist.

7.2. Rollenzuordnung. Soweit HostUpp personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet, handelt HostUpp als Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO. Der Kunde bleibt Verantwortlicher im Sinne der DSGVO und trägt die Verantwortung für die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung, die Information der betroffenen Personen und die Wahrnehmung der Betroffenenrechte. HostUpp unterstützt den Kunden hierbei in dem in der AVV (vgl. nachstehender Ziffer 7.3) geregelten Umfang, insbesondere durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, die Unterstützung bei Auskunfts-, Löschungs- und Berichtigungsbegehren sowie bei der Meldung und Untersuchung von Datenschutzvorfällen. Soweit HostUpp personenbezogene Daten zu eigenen Zwecken verarbeitet (z.B. zur Sicherstellung des Betriebs, zur Fehleranalyse, zu aggregierten Nutzungsstatistiken), informiert HostUpp den Kunden hierüber in der AVV oder gesondert; HostUpp ist insoweit selbst Verantwortlicher im Sinne der DSGVO.

7.3. Auftragsdatenverarbeitung. Für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten durch HostUpp im Auftrag des Kunden, für die der Kunde der datenschutzrechtlich Verantwortliche i.S.v. Art. 4 Nr. 7 DS-GVO ist, schließen HostUpp und der Kunde mit Abschluss des auf der Grundlage dieser AGB begründeten Vertragsverhältnisses gleichzeitig die unter www.hostupp.ai/de/av-vertrag abrufbare Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung („AVV") gemäß Art. 28 Abs. 3 DS-GVO ab, die integraler Vertragsbestandteil ist, und in der u.a. auch die zur Gewährleistung der Datensicherheit und der Vertraulichkeit der personenbezogenen Daten gemäß Art. 32 DS-GVO konkret umzusetzenden technischen und organisatorischen Maßnahmen verbindlich festgelegt sind. Im Falle von etwaigen Widersprüchen oder Inkonsistenzen zwischen den Regelungen dieser AGB und den Regelungen der AVV, gelten letztere vorrangig.

8. Mängelansprüche

8.1. Mängelfreiheit und Beschaffenheit. HostUpp wird die Software während der Vertragslaufzeit in einem zum vertragsgemäßen Gebrauch geeigneten Zustand erhalten. Für die vertraglich vereinbarte Beschaffenheit der Software ist ausschließlich die unter www.hostupp.ai/de/produktbeschreibung abrufbare Leistungs- und Produktbeschreibung in ihrer jeweils geltenden Fassung maßgeblich, nicht jedoch Angaben auf der Webseite, mündliche oder schriftliche Aussagen von HostUpp im Vorfeld des Vertragsschlusses oder in Marketing-Materialien von HostUpp enthaltene Angaben. Die Pflicht zur Erhaltung der Software beinhaltet nicht die Anpassung der Software an veränderte Einsatzbedingungen und technische und funktionale Entwicklungen wie Veränderung der IT-Umgebung, insbesondere Änderung von Hardware oder Betriebssystemen, Anpassung an den Funktionsumfang konkurrierender Produkte oder Herstellung der Kompatibilität zu neuen Datenformaten. Darüber hinaus übernimmt HostUpp keine Gewähr dafür, dass die Software den Anforderungen und Zwecken des Kunden genügt oder mit anderen von ihm ausgewählten Programmen zusammenarbeitet. Die Verantwortung für die richtige Auswahl und Benutzung der Software sowie der damit beabsichtigten oder erzielten Ergebnisse trägt der Kunde.

8.2. Mängelbeseitigung. Der Kunde ist verpflichtet, HostUpp Mängel der Software nach deren Entdeckung unverzüglich textförmlich anzuzeigen. Für den Fall, dass während der Vertragslaufzeit ein Mangel an der Software auftritt, wird HostUpp diesen Mangel im Wege der Nacherfüllung innerhalb angemessener Frist für den Kunden kostenfrei beheben. HostUpp genügt der Pflicht zur Nacherfüllung auch, indem eine aktualisierte Version der Software bereitgestellt wird. Schlägt die Nacherfüllung fehl, stehen dem Kunden die weiteren gesetzlichen Gewährleistungsrechte zu. HostUpp ist berechtigt, den Kunden vorübergehend Fehlerumgehungsmöglichkeiten aufzuzeigen und den Mangel später durch Anpassung der Software zu beseitigen, sofern dies dem Kunden zumutbar ist.

Der Kunde wird vor der Geltendmachung von Nacherfüllungsansprüchen mit der gebotenen Sorgfalt prüfen, ob ein der Nacherfüllung unterliegender Mangel gegeben ist. Er wird dazu insbesondere die Hinweise in der zugehörigen Leistungs- und Produktbeschreibung berücksichtigen. Kein Mangel liegt vor, wenn die Ursache einer Funktionsstörung außerhalb des Verantwortungsbereichs von HostUpp liegt, insbesondere bei Fehlern der Systemumgebung, des Hotelsystems oder der vom Kunden bereitgestellten Daten.

8.3. Änderungen. HostUpp ist berechtigt, die Software und die Dokumentation zu ändern, wenn und soweit dies erforderlich ist, zur Anpassung an eine neue Rechtslage oder Rechtsprechung, (ii) aufgrund geänderter technischer Rahmenbedingungen oder (iii) zur Gewährleistung der Daten- und Systemsicherheit. Darüber hinaus kann HostUpp die Software und die Dokumentation im Rahmen der technischen Weiterentwicklung angemessen ändern und anpassen, unter der Voraussetzung, dass sich der Leistungs- und Funktionsumfang der Software durch die Änderung nicht nachteilig für den Kunden verändert und der Kunde unter Berücksichtigung der Grundsätze von Treu und Glauben durch die Änderung nicht schlechter gestellt wird. Der Kunde wird per E-Mail vorab über Änderungen informiert.

8.4. Anfängliche Unmöglichkeit. Eine verschuldensunabhängige Haftung für anfängliche Sachmängel wird ausgeschlossen.

8.5. Gesetzliche Regelung. Im Übrigen gelten die gesetzlichen Regeln zur mietrechtlichen Mängelgewährleistung.

9. Rechte Dritter, Freistellung

9.1. Rechtsmängelgewährleistung. HostUpp gewährleistet, dass die Software und sonstigen Vertragsleistungen frei von Rechten Dritter sind, die ihre vertragsgemäße Nutzung durch den Kunden einschränken oder verhindern.

9.2. Freistellung. Sollte der Kunde von Dritten in Anspruch genommen werden mit der Begründung, dass die vertragsgemäße Nutzung der Software Rechte Dritter verletzt, so wird HostUpp den Kunden von derartigen Drittansprüchen freistellen und ihm die daraus entstandenen Schäden, Kosten und Aufwendungen, einschließlich der notwendigen Kosten der Rechtsverteidigung, ersetzen. Voraussetzung für die Freistellungspflicht ist jeweils, dass (i) der Kunde HostUpp unverzüglich schriftlich (auch per E-Mail) über die erfolgte Inanspruchnahme informiert, (ii) sich ohne vorherige schriftliche Zustimmung von HostUpp nicht mit dem Anspruchsteller vergleicht oder die geltend gemachten Ansprüche anerkennt; und (iii) HostUpp die alleinige Kontrolle über die Rechtsverteidigung und etwaige Vergleichsverhandlungen mit dem Dritten ermöglicht und HostUpp alle hierzu erforderlichen Vollmachten einräumt und bei ihm diesbezüglich vorhandenen Informationen überlässt.

Abhilfe bei Rechtsmängeln. Wenn HostUpp der Auffassung ist oder festgestellt wird, dass die vertragsgemäße Nutzung der Software durch den Kunden Rechte Dritter verletzt, ist HostUpp nach ihrer Wahl berechtigt, die Software so abzuändern, dass sie aus dem Schutzbereich des verletzten Drittrechts herausfällt, gleichwohl aber der vereinbarten oder vorausgesetzten Beschaffenheit entspricht, oder für den Kunden die Befugnis zu erwirken, dass die Software uneingeschränkt und ohne zusätzliche Kosten für den Kunden vertragsgemäß genutzt werden kann; falls beide Alternativen für HostUpp unzumutbar sind, ist HostUpp berechtigt, den Vertrag in außerordentlich zu kündigen und dem Kunden die dafür bereits bezahlten Gebühren zu erstatten.

10. Haftung

10.1. Unbeschränkte Haftung. HostUpp haftet unbeschränkt nach Maßgabe der gesetzlichen Bestimmungen, auch für seine gesetzlichen Vertreter und Erfüllungsgehilfen, nur bei (a) Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit, (b) der Verletzung von Leben, Leib oder Gesundheit, (c) im Umfang einer von ihr übernommenen Garantie sowie (d) nach dem Produkthaftungsgesetz. Garantiezusicherungen durch HostUpp bedürfen der Schriftform und sind im Zweifel nur dann als solche auszulegen, wenn sie als „Garantie" bezeichnet werden.

10.2. Haftungsbeschränkung. Bei einfacher Fahrlässigkeit haftet HostUpp nur für Schäden aus der Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht (sog. Kardinalpflichten), deren Erfüllung die ordnungsgemäße Vertragsdurchführung überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertraut und vertrauen darf; in diesem Fall ist die Haftung von HostUpp der Höhe nach auf den Schaden beschränkt, der nach Art des Geschäfts vorhersehbar und typisch ist. Dabei gehen die Parteien übereinstimmend davon aus, dass der typische, vorhersehbare Schaden höchstens 150 % der von dem Kunden in den zurückliegenden 12 Monaten vor dem schadensursächlichen Ereignis gemäß vorstehender Ziffer 6 insgesamt an HostUpp zu zahlenden Gebühren entspricht.

10.3. Datensicherungen. Für den Verlust von Daten und/oder Programmen haftet HostUpp insoweit nicht, als der Schaden darauf beruht, dass es der Kunde unterlassen hat, Datensicherungen durchzuführen und dadurch sicherzustellen, dass verlorengegangene Daten mit vertretbarem Aufwand wiederhergestellt werden können.

10.4. Keine verschuldensunabhängige Haftung für anfängliche Sachmängel. Eine verschuldensunabhängige Haftung für anfängliche Sachmängel gemäß § 536a Abs. 1, Alt. 1 BGB ist ausgeschlossen.

10.5. Verantwortlichkeit für die Nutzung von KI-Funktionen. Für Schäden, die aus der Nutzung der über die Software bereitgestellten KI-Funktionen resultieren, haftet HostUpp nach Maßgabe der Haftungsregelungen dieser AGB, soweit diese Schäden auf einer von HostUpp zu vertretenden Pflichtverletzung beruhen, insbesondere auf einem Verstoß gegen zugesicherte Eigenschaften oder gegen zumutbare Sicherheits- und Überwachungspflichten im Hinblick auf das KI-System. HostUpp haftet nicht für Schäden, die darauf beruhen, dass der Kunde unrichtige, unvollständige oder unzulässige Eingaben, Daten oder Konfigurationen bereitstellt oder Vorgaben erlässt, die zu fehlerhaften Ergebnissen führen, oder dass der Kunde seiner Pflicht zur Kontrolle der Ergebnisse nicht nachkommt.

Soweit die Software auf KI-Systeme von Drittanbietern zugreift oder solche in der Software integriert sind, haftet HostUpp ausschließlich für von ihr selbst zu vertretende Pflichtverletzungen und findet insoweit – soweit gesetzlich zulässig – keine Verschuldenszurechnung in Bezug auf etwaige Pflichtverletzungen statt, die ausschließlich von dem Anbieter/Betreiber des jeweiligen KI-Systems verursacht worden sind (z.B. für Schäden infolge von Hacking Angriffen oder sonstigen IT-Sicherheitsvorfällen, die außerhalb der Einflusssphäre von HostUpp liegen). HostUpp ist jedoch verpflichtet, im Rahmen des ihr tatsächlich Möglichen und wirtschaftlich Zumutbaren nach besten Kräften darauf hinzuwirken, das Schadensrisiko aufgrund des Einsatzes von KI-Systemen möglichst gering zu halten und stellt sicher, über alle erforderlichen Rechte für den Einsatz der über die Software bereitgestellten KI-Funktionen zu verfügen und dem Kunden innerhalb des vereinbarten Lizenzumfangs entsprechende Nutzungsrechte einräumen zu können.

Vorübergehende Einschränkungen oder Unterbrechungen der Leistungen, die auf einem Ausfall, einer Störung oder einer sonstigen Beeinträchtigung der Leistungen eines Drittanbieters beruhen und von HostUpp nicht zu vertreten sind, gelten nicht als Vertragsverletzung von HostUpp. HostUpp wird sich im Falle derartige Ausfälle, Störungen oder Beeinträchtigungen im Rahmen ihrer Möglichkeiten um eine Behebung oder Umgehung bemühen und den Kunden hierüber informieren, soweit dies technisch möglich und zumutbar ist. Eine Haftung von HostUpp für Schäden, die unmittelbar auf den Ausfall oder die Fehlfunktion von Drittanbietern zurückzuführen sind, ist im gesetzlich zulässigen Umfang ausgeschlossen. Zwingende gesetzliche Haftungstatbestände, insbesondere solche gemäß Ziffer 10.1 bleiben hiervon unberührt.

10.6. Setzt HostUpp Drittanbieter bei der Bereitstellung von KI-Modellen oder Cloud-Infrastruktur ein, verpflichtet HostUpp diese Anbieter im Rahmen des wirtschaftlich Zumutbaren zur Einhaltung angemessener Sicherheits-, Verfügbarkeits- und Datenschutzstandards. Eine weitergehende Haftung für Leistungen der Drittanbieter als nach den allgemeinen Haftungsregelungen dieser AGB besteht nicht.

10.7. Kostenlose Testphase. Für Schaden, die während einer ggf. vereinbarten kostenlosen Testphase verursacht wurden, ist die Haftung von HostUpp auf Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit beschränkt.

10.8. Mitarbeiter und Beauftragte von HostUpp. Die Haftungsbeschränkungen gemäß dieser Ziffer 10 gelten auch für die persönliche Haftung von Vertretern, Mitarbeitern, Beauftragten und sonstigen Erfüllungsgehilfen von HostUpp entsprechend.

11. Laufzeit und Kündigung

11.1. Demoversion. Sofern HostUpp dem Kunden für Evaluierungszwecke eine Demoversion der Software (mit eingeschränktem Nutzungsumfang und nicht für den Live-Betrieb) zur Verfügung stellt, kann der Kunde diese während der Bereitstellungsdauer, die von HostUpp jederzeit nach eigenem Ermessen beendet werden kann, kostenfrei für Testzwecke genutzt werden.

11.2. Kostenlose Testphase. Die ersten 30 Tage nach Vertragsschluss gelten als Testphase. Bis zum Ablauf der 30-tägigen Testphase kann der Kunde das Vertragsverhältnis jederzeit kostenfrei kündigen; kündigt er nicht, so gilt der Vertrag für die vereinbarte Laufzeit gemäß Ziffer 11.3.

11.3. Laufzeit. Soweit zwischen den Parteien nicht ausdrücklich abweichend vereinbart, wird der Vertrag zunächst für eine initiale Laufzeit von sechs (6) Monaten abgeschlossen („Grundlaufzeit"). Die 30-tägige Testphase gemäß Ziffer 11.2 ist Teil der Grundlaufzeit. Nach Ablauf der Grundlaufzeit verlängert sich der Vertrag anschließend automatisch um weitere Vertragsperioden von jeweils 12 Monaten („Verlängerungslaufzeit"), wenn der Vertrag nicht von einer Partei mit einer Frist von einem (1) Monat zum Ende der Grundlaufzeit oder einer Frist von drei (3) Monaten zum Ende einer Verlängerungslaufzeit („Kündigungsfrist") gekündigt wurde. Das beiderseitige Recht zur Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Für die Reduzierung des Lizenzumfangs gilt Ziffer 6.1.

11.4. Form. Die Kündigung muss mindestens in Textform erfolgen (z.B. per E-Mail).

12. Schlussbestimmungen

12.1. Aufrechnung. Der Kunde kann mit anderen Ansprüchen als mit seinen vertraglichen Gegenforderungen aus dem jeweils betroffenen Rechtsgeschäft nur aufrechnen oder ein Zurückbehaltungsrecht geltend machen, wenn dieser Anspruch von HostUpp unbestritten oder rechtskräftig festgestellt ist.

12.2. Abtretung. Der Kunde ist nicht berechtigt, seine Rechte aus dem Vertrag mit HostUpp ganz oder teilweise an Dritte abzutreten.

12.3. Geheimhaltung. Die Parteien verpflichten sich, den Inhalt des Vertrags sowie sämtliche im Rahmen der Zusammenarbeit von der jeweils anderen Partei erhaltenen Informationen und Dokumente, gleich welcher Art, streng vertraulich zu behandeln und ausschließlich zum Zwecke der Vertragsdurchführung zu verwenden. Die Verpflichtung gilt auch für einen Zeitraum von zwei (2) Jahren über das Vertragsende hinaus. Eine zwischen den Parteien etwa gesondert vereinbarte Vertraulichkeitsvereinbarung bleibt unberührt und gilt vorrangig.

12.4. Referenzwerbung. HostUpp darf den Kunden zum Zwecke der Eigenwerbung als Referenz benennen, insbesondere auf ihrer Homepage und Social-Media-Präsenzen (inkl. Firmenlogo). Darüberhinausgehende Veröffentlichungen (z.B. in Form von Pressemitteilungen, Success Stories, Werbematerialien o.ä.) bedürfen der vorherigen Freigabe des Kunden.

12.5. Exportkontrolle. Die Vertragsparteien sind sich darüber bewusst, dass IT-Leistungen Export- und Importbeschränkungen unterliegen können. Insbesondere können Genehmigungspflichten bestehen bzw. kann die Nutzung der Software oder damit verbundener Technologien im Ausland Beschränkungen unterliegen. Die Vertragserfüllung von HostUpp steht daher unter dem Vorbehalt, dass der Erfüllung keine Hindernisse aufgrund von nationalen und internationalen Vorschriften des Export- und Importrechts sowie keine sonstigen gesetzlichen Vorschriften entgegenstehen.

12.6. Änderungen. HostUpp ist jederzeit berechtigt, diese AGB einseitig zu ändern, unter der Voraussetzung, dass Umfang und Qualität der Leistungen dadurch nicht zum Nachteil des Kunden reduziert werden und der Kunde auch im Übrigen unter Berücksichtigung der Grundsätze von Treu und Glauben nicht unbillig benachteiligt wird, insbesondere soweit dies zur Anpassung an einen veränderten Stand der Technik oder Gesetzgebung oder aufgrund eines sonstigen wichtigen Grundes erforderlich ist. Änderungen werden dem Kunden mit einer Vorankündigungsfrist von vier (4) Wochen per E-Mail mitgeteilt. Sofern der Kunde der mitgeteilten Änderung zustimmt oder ihr nicht innerhalb von drei (3) Wochen seit Erhalt der Mitteilung textförmlich widerspricht, gilt die Änderung als vereinbart und tritt zu dem mitgeteilten Änderungsdatum in Kraft; auf diese Rechtsfolge wird HostUpp den Kunden im Zuge der Mitteilung gesondert hinweisen. Im Falle eines Widerspruchs ist HostUpp berechtigt, den mit dem Kunden unter Geltung dieser AGB abgeschlossenen Vertrag unter Einhaltung einer Kündigungsfrist von einem Monat aus wichtigem Grund vorzeitig zu kündigen. Sofern HostUpp im Falle eines Widerspruchs den Vertrag nicht kündigt, gelten für diesen die alten Bedingungen weiter.

12.7. Anwendbares Recht. Auf diesen Vertrag findet ausschließlich deutsches Recht unter Ausschluss des UN Kaufrechts Anwendung.

12.8. Gerichtsstand. Ist der Kunde Kaufmann, eine juristische Person des öffentlichen Rechts oder ein öffentlich-rechtliches Sondervermögen, so ist ausschließlicher Gerichtsstand derjenige bei HostUpp. HostUpp bleibt berechtigt, am Sitz des Kunden zu klagen.

12.9. Teilunwirksamkeit. Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam sein oder werden, so wird dadurch die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen nicht berührt. Statt der unwirksamen Bestimmung gilt dasjenige, was die Parteien nach dem ursprünglich angestrebten Zweck unter wirtschaftlicher Betrachtungsweise redlicherweise vereinbart hätten. Das Gleiche gilt im Falle einer Vertragslücke.