Ein PMS (Property Management System) ist die zentrale Hotelsoftware: Es verwaltet Reservierungen, Zimmerbelegung, Gästeprofile, Rechnungen und Housekeeping — und ist die Datenquelle, an der alle anderen Systeme hängen, vom Channel Manager bis zum KI-Telefonassistenten. Dieser Vergleich ordnet die wichtigsten PMS-Systeme für den deutschsprachigen Markt ein: für wen sie gebaut sind, wie sie abrechnen und wie offen ihre Schnittstellen sind. Stand: September 2026.
PMS-Systeme im Überblick
| System | Zielgruppe | Betrieb | Preislogik (öffentlich?) | Schnittstellen | Herkunft |
|---|---|---|---|---|---|
| Mews | alle Größen, Fokus Individualhotels, Gruppen, Hostels | Cloud | Pakete Essentials/Advanced/Enterprise, individuell nach Zimmer- und Nutzerzahl | offene API, Marketplace mit über 1.000 Integrationen | Prag, seit 2012 |
| Apaleo | Individualhotels und Gruppen, API-first | Cloud | laut Vergleichsportalen ca. 8 € je Zimmer/Monat, Mindestumsatz ca. 400 €/Monat | Apaleo Store, über 200 Apps | München, seit 2017 |
| Oracle OPERA Cloud | Ketten und große Häuser | Cloud (Oracle Infrastruktur) | nicht öffentlich | Oracle Hospitality Integration Platform | USA |
| protel (Planet) | Individualhotels, Ketten, Resorts | Cloud, On-Premise oder hybrid | nicht öffentlich | über 1.200 Integrationspartner | Dortmund, seit 1994, seit 2022 Teil von Planet |
| SIHOT | mittel bis groß, Resorts, Ketten, Camping | Cloud, On-Premise oder hybrid | nicht öffentlich | API-basiert | Saarland, seit 1986, Datenhaltung in DE/EU |
| Cloudbeds | Individualhotels und Hostels, 10–200 Zimmer | Cloud | laut Vergleichsportalen ab ca. 15 US-$ je Zimmer/Monat, Mindestgebühr je Haus | eigener Marketplace, offene API | San Diego, seit 2012 |
| Clock PMS+ | Boutique, Extended Stay, Resorts | Cloud | laut HotelTechReport ca. 250–810 €/Monat je nach Größe | REST-API | Bulgarien |
| Little Hotelier (SiteMinder) | kleine Häuser, 1–30 Zimmer | Cloud | ab ca. 29–39 US-$/Monat zzgl. 1 % Buchungsgebühr | SiteMinder-Ökosystem | Sydney |
| Smoobu | Ferienwohnungen, kleine Objekte | Cloud | ab ca. 13 €/Monat je Objekt | begrenzt | Berlin, seit 2014 |
| Lodgit Desk | Pensionen, kleine und mittlere Betriebe | Cloud (früher Desktop) | nicht öffentlich | begrenzt | Leipzig, seit 1996 |
| HS/3 | 10–200 Zimmer, DACH | klassisch On-Premise, Migration zu Mews wird angeboten | nicht öffentlich | begrenzt | Deutschland, seit 2024 Teil von Mews |
Quellen: Anbieter-Websites, HotelTechReport, hoteltechinsight, Stand 09/2026. Wo kein öffentlicher Preis existiert, steht „nicht öffentlich" — wir raten nicht.
Cloud oder On-Premise: die eigentliche Weichenstellung
Der Markt hat sich entschieden: Global entfielen 2025 rund 65 % des PMS-Marktvolumens auf Cloud-Systeme (Mordor Intelligence), und alle Neuentwicklungen der letzten zehn Jahre — Mews, Apaleo, Cloudbeds, Clock — sind reine Cloud-Produkte. Die klassischen DACH-Systeme protel und SIHOT bieten beides an; HS/3 wird aktiv in Richtung Mews-Cloud migriert.
Was das praktisch bedeutet:
- Cloud-PMS laufen im Browser, Updates kommen automatisch, die Schnittstellen sind in der Regel offen dokumentiert. Dafür zahlen Sie laufend pro Zimmer oder Paket, und Sie sind auf eine stabile Internetverbindung angewiesen.
- On-Premise-PMS laufen auf einem Server im Haus. Sie kontrollieren die Daten physisch, tragen aber Wartung, Backups und Updates selbst — und viele ältere Systeme haben keine offene API, was jede moderne Integration zur Projektarbeit macht.
Für ein Haus, das in den nächsten Jahren digitale Mitarbeiter, Online-Check-in oder einen KI-Telefonassistenten anbinden will, ist die Schnittstellenfrage wichtiger als der Monatspreis.
Was kostet ein PMS?
Bei Cloud-Systemen liegen die Einstiegspreise laut Vergleichsportalen typischerweise zwischen 8 und 15 € je Zimmer und Monat; sehr große Häuser handeln teils 5–8 € aus. Ein 40-Zimmer-Haus rechnet also grob mit 300–600 €/Monat für das Kernsystem — zuzüglich Modulen wie Channel Manager, Booking Engine oder Zahlungsabwicklung, die je nach Anbieter enthalten oder separat sind. Bei Enterprise-Systemen (OPERA Cloud, protel, SIHOT) gibt es keine Listenpreise; hier entscheidet das Angebot, meist mit Einrichtungs- und Schulungspauschalen.
Der teuerste Posten ist selten die Lizenz, sondern der Wechsel: Datenmigration, Schulung, die Wochen mit Parallelbetrieb. Deshalb lohnt sich der Blick auf das, was ein System in fünf Jahren können muss, nicht nur heute.
Die vier Fragen vor der Entscheidung
- Wie viele Systeme müssen andocken? Channel Manager, Booking Engine, Kasse (TSE), Türschlösser, Gästekommunikation. Je länger die Liste, desto wichtiger ein Marketplace mit fertigen Anbindungen — Mews, Apaleo und Cloudbeds sind hier am weitesten.
- Wer pflegt das System? Ein Enterprise-PMS braucht jemanden, der es beherrscht. Für Häuser ohne eigene IT ist ein Cloud-System mit klarer Oberfläche meist die bessere Wahl.
- Wo liegen die Daten? DSGVO verlangt keinen deutschen Server, aber einen sauberen Auftragsverarbeitungsvertrag und transparente Hosting-Standorte. SIHOT wirbt ausdrücklich mit Datenhaltung in Deutschland/EU; bei US-Anbietern lohnt der Blick in den AV-Vertrag.
- Wie offen ist die API? Fragen Sie konkret: Gibt es eine dokumentierte Schnittstelle, die ein Drittsystem Verfügbarkeiten lesen und Buchungen anlegen lässt? Ohne das bleibt jede Automatisierung an der Oberfläche.
Was ein PMS nicht kann: der Gäste-Layer
Ein PMS verwaltet Zimmer. Es spricht nicht mit Gästen. Das Telefon klingelt am Empfang, die WhatsApp-Nachricht landet auf einem Diensthandy, die Anfrage-Mail wartet im Postfach — und keiner dieser Kanäle weiß, was das PMS weiß. In einer Gastfreund-Erhebung mit 312 Betrieben wurden über 50 verschiedene PMS genannt, die häufigste Kritik: fehlende Schnittstellen.
Genau hier setzen digitale Mitarbeiter an. Felix, die digitale Rezeptionskraft von HostUpp, arbeitet direkt in Mews und Apaleo: Er liest Verfügbarkeiten in Echtzeit, nimmt Reservierungen am Telefon, per Web-Chat, WhatsApp und E-Mail auf und legt sie im PMS an — dokumentiert und rund um die Uhr (Details: PMS-Anbindung, Rechte je Stelle). Anbindungen an OPERA Cloud und Planet/protel sind in Vorbereitung; bis dahin arbeiten die Stellen ohne Schreibzugriff neben jedem PMS. Was das für Ihr Haus rechnerisch bedeutet, zeigt der ROI-Rechner.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen PMS, Channel Manager und Booking Engine?
Das PMS ist das Betriebssystem des Hotels (Reservierungen, Zimmer, Rechnungen). Der Channel Manager verteilt Preise und Verfügbarkeiten an Portale wie Booking.com. Die Booking Engine ist das Buchungsmodul auf Ihrer eigenen Website. Viele Cloud-PMS bündeln alle drei.
Welches PMS ist das beste für kleine Hotels?
Für Häuser unter 30 Zimmern sind Little Hotelier, Smoobu, Lodgit oder die Kleinbetriebs-Angebote von Mews und Cloudbeds gedacht. Mehr dazu ab dem 14. September hier im Blog im Ratgeber „Hotelsoftware für kleine Hotels“.
Muss ein PMS in Deutschland gehostet sein?
Nein. Die DSGVO verlangt eine rechtmäßige Verarbeitung mit AV-Vertrag und, bei Drittlandtransfer, geeignete Garantien. Deutsche oder EU-Hosting-Optionen vereinfachen die Bewertung, sind aber keine Pflicht.
Wie lange dauert ein PMS-Wechsel?
Bei Cloud-Systemen mit Migrationsprogramm typischerweise vier bis zwölf Wochen inklusive Datenübernahme und Schulung; Enterprise-Projekte dauern länger. Planen Sie den Wechsel in die Nebensaison.
Funktioniert ein KI-Telefonassistent mit jedem PMS?
Antworten geben kann er neben jedem System. Verfügbarkeiten prüfen und Buchungen anlegen kann er nur mit einer echten Integration — bei HostUpp aktuell Mews und Apaleo.
Stand: 4. September 2026. Preisangaben zu Drittanbietern laut deren Websites und Vergleichsportalen; Irrtümer vorbehalten, Korrekturen gern an info@hostupp.ai.
