Night Audit im Hotel: Ablauf, Checkliste, Automatisierung

Der Night Audit ist der tägliche Abschluss im Hotelsystem. Er bucht die Logis des Tages, setzt No-Shows, gleicht Kassen und Zahlungen ab und schaltet das Geschäftsdatum auf den nächsten Tag. Cloud-Systeme wie Mews, apaleo und Cloudbeds können den technischen Teil inzwischen automatisch erledigen. Was bleibt, sind Aufgaben, die das Hotelsystem nicht übernimmt: Bargeld, Meldescheine, Notfälle und Gäste, die nachts anrufen.

Eine Anmerkung vorab: Wir bieten mit Stella selbst eine digitale Nachtbesetzung fürs Telefon an. Was Stella kann und was nicht, steht weiter unten.

Kurz gesagt

• In Cloud-Systemen wie Mews, apaleo und Cloudbeds laufen Datumswechsel und Logisbuchung automatisch, je nach System auch die No-Shows. Von Hand starten muss den Abschluss dort niemand mehr.
• Beim Menschen bleiben Bargeld und Kassenabschluss, die Meldescheine ausländischer Gäste, Notfälle und alles, was Gäste vor Ort brauchen.
• Eine eigene Nachtschicht kostet im Beispiel unten rund 159 € je Nacht, schon zum Mindestlohn. In der Deutschen Hotelklassifizierung verlangt nur die Fünf-Sterne-Kategorie einen rund um die Uhr besetzten Empfang, erreichbar sein müssen aber alle klassifizierten Häuser.

Was ist der Night Audit?

Der Night Audit, auf Deutsch auch Tagesabschluss, schließt den Geschäftstag im Hotelsystem ab. Oracle beschreibt ihn für OPERA Cloud als Folge von Prozeduren, die das aktuelle Geschäftsdatum abschließen. Die Bundesagentur für Arbeit beschreibt im BERUFENET die Rolle des Night Auditors so: Er rechnet die Tageskassen aller Abteilungen ab, führt Kassenbücher und erstellt Tagesberichte.

Der Abschluss hat zwei Zwecke. Er stellt sicher, dass alle Leistungen des Tages richtig auf den Gästekonten stehen. Und er liefert der Frühschicht und der Buchhaltung belastbare Zahlen: Belegung, Umsatz, No-Shows, offene Posten.

Wann findet der Night Audit statt?

In der Regel nachts, in den ruhigen Stunden zwischen 23 und 7 Uhr. Im Detail gehen die Angaben auseinander:

protel empfiehlt in seiner älteren Hilfe, den Tagesabschluss nachts und nur einmal täglich durchzuführen. Während er läuft, sollten keine Reservierungen oder Leistungen gebucht werden.

Wie läuft der Night Audit ab?

In festen Schritten. Die Reihenfolge unterscheidet sich je System, die Bausteine sind in den geprüften Systemen ähnlich:

OPERA Cloud wechselt das Geschäftsdatum zum Beispiel erst, wenn alle Abreisen erledigt und alle Kassen geschlossen sind. Bei protel ersetzt der Tagesabschluss laut Hilfe keine Datensicherung.

Was erledigt das Hotelsystem nachts allein?

Bei Cloud-Systemen den größten Teil. Die Angaben stammen aus den Hilfeseiten und Blogs der Hersteller:

Wer ein älteres System nutzt, sollte prüfen, welche Schritte sich zeitgesteuert starten lassen. Worauf es bei der Wahl ankommt, zeigt unser Vergleich der PMS-Systeme. Für Häuser unter 30 Zimmern lohnt der Blick in unseren Beitrag Hotelsoftware für kleine Hotels.

Was bleibt beim Menschen?

Alles, was Bargeld, Ausweise oder Menschen vor Ort betrifft:

• Kasse: Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten (§ 146 Abs. 1 AO). Elektronische Kassen brauchen eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (§ 146a AO). Ob das Hotelsystem selbst darunter fällt, hängt davon ab, ob es Barzahlungen erfassen kann, also eine Kassenfunktion hat (Anwendungserlass zu § 146a AO, Nr. 1.2). Klären Sie das mit Ihrer Steuerberatung.
• Meldeschein: Seit dem 1. Januar 2025 müssen nur noch ausländische Gäste am Tag der Ankunft einen Meldeschein unterschreiben (§ 29 Abs. 2 BMG). Statt der Unterschrift geht mit Zustimmung des Gastes auch ein elektronisches Verfahren, etwa eine Kartenzahlung mit starker Kundenauthentifizierung (§ 29 Abs. 5 BMG). Für deutsche Gäste entfällt der Meldeschein nach dem Bundesmeldegesetz. In Orten mit Kur- oder Gästebeitrag kann die Gemeinde die Gästeankünfte weiter verlangen.
• Notfälle: Brandalarm, ein Gast, der nicht ins Zimmer kommt, ein medizinischer Notfall. Dafür braucht es eine Person im Haus oder in Bereitschaft.
• Gäste vor Ort: Check-in ohne Self-Service, Wünsche an der Rezeption, Rundgänge.
• Anrufe und Nachrichten: Die Bundesagentur für Arbeit zählt es zu den Aufgaben des Night Auditors, in den Nachtstunden Reservierungen, Buchungen und Stornierungen schriftlich, telefonisch und persönlich entgegenzunehmen. Einen Teil davon können digitale Mitarbeiter übernehmen: Sie geben Auskunft, nehmen Anliegen auf und legen je nach Stelle Buchungen an.

Checkliste für die Nacht

Schichtbeginn

1. Übergabe der Spätschicht lesen, offene Punkte notieren.
2. Fehlende Anreisen prüfen: Welche Buchungen sind garantiert?
3. Abreisen prüfen: Sind alle ausgecheckt oder verlängert?
4. Zimmerstatus abgleichen.
5. Meldescheine ausländischer Gäste auf Vollständigkeit prüfen und mit dem Ausweis vergleichen.

Finanzen

1. Offene Gästekonten prüfen, fehlende Belastungen nachbuchen.
2. Kassen schließen, Bargeld zählen, Z-Bon ziehen.
3. Karten- und Onlinezahlungen mit den Belegen abgleichen.
4. Abteilungskassen wie Bar oder Restaurant abrechnen.
5. Differenzen klären und dokumentieren.

Abschluss im Hotelsystem

1. Logis und Steuern buchen, falls das System das nicht selbst tut.
2. No-Shows setzen, Gebühren nach den No-Show-Bedingungen buchen.
3. Geschäftsdatum wechseln, nur einmal pro Nacht, währenddessen nichts buchen.
4. Berichte erzeugen und verteilen, Datensicherung prüfen.

Haus und Gäste

1. Rundgang machen, Sicherheitssysteme prüfen.
2. Nächtliche Anrufe, E-Mails und Buchungsanfragen bearbeiten.
3. Übergabeprotokoll für die Frühschicht schreiben.

Einmal im Monat kommt der Monatsabschluss im Hotelsystem dazu. Betriebe mit zehn und mehr Gästebetten melden außerdem zu Beginn jedes Monats die Zahlen des Vormonats an die amtliche Beherbergungsstatistik. Dafür besteht Auskunftspflicht.

Was kostet eine Nachtschicht?

Mehr, als die Stundenzahl vermuten lässt. Eine Beispielrechnung für eine Schicht von 23 bis 7 Uhr mit 8 bezahlten Stunden (Pause mitbezahlt), davon 7 in der Nachtzeit nach dem Arbeitszeitgesetz:

Annahmen: Der Stundenlohn von 16,97 € ergibt sich aus dem mittleren Bruttomonatsentgelt von 2.942 €, das der Entgeltatlas der Bundesagentur für Arbeit für die Berufsgattung des Night Auditors ausweist (KldB 63222, Fachkraft, Vollzeit, Deutschland, abgerufen am 2. Oktober 2026), bei 40 Wochenstunden. Die 25 % Zuschlag sind eine Annahme. Bis zu diesem Satz sind Nachtzuschläge steuerfrei, zwischen 0 und 4 Uhr bis zu 40 %, wenn die Arbeit vor 0 Uhr beginnt (§ 3b EStG). Das Arbeitszeitgesetz nennt keinen festen Satz. Ohne Tarifvertrag hält das Bundesarbeitsgericht 25 % in der Regel für angemessen, bei Dauernachtarbeit 30 % (Urteil vom 9. Dezember 2015, 10 AZR 423/14). Mit 30 % kostet die Nacht im Beispiel rund 164 € beziehungsweise rund 200 €.

Die 21,3 % Arbeitgeberbeiträge setzen sich 2026 so zusammen: Krankenversicherung 7,3 %, halber durchschnittlicher Zusatzbeitrag 1,45 %, Rentenversicherung 9,3 %, Arbeitslosenversicherung 1,3 %, Pflegeversicherung 1,8 % und Insolvenzgeldumlage 0,15 %. Den steuerfreien Zuschlag haben wir beitragsfrei gerechnet (§ 1 SvEV). Nicht enthalten sind die Umlagen U1 und U2, Berufsgenossenschaft, Vertretung bei Urlaub und Krankheit sowie Einarbeitung.

Dazu kommen die Regeln für Nachtarbeit. Die Nachtzeit reicht nach dem Arbeitszeitgesetz von 23 bis 6 Uhr. Nachtarbeitnehmer dürfen werktäglich höchstens acht Stunden arbeiten, bis zu zehn nur mit Ausgleich. Sie haben Anspruch auf arbeitsmedizinische Untersuchungen und, soweit kein Tarifvertrag den Ausgleich regelt, auf einen angemessenen Zuschlag oder bezahlte freie Tage (§ 6 ArbZG). Und 365 Nächte mit je 8 Stunden ergeben 2.920 Stunden im Jahr. Das sind rund 1,4 Vollzeitstellen, noch ohne Urlaub und Krankheit.

Braucht jedes Hotel einen Nachtportier?

Nein. Die Deutsche Hotelklassifizierung verlangt einen rund um die Uhr besetzten Empfang nur für fünf Sterne. So sieht der Kriterienkatalog 2025 bis 2030 aus:

Die Stunden müssen die Kernöffnungszeiten abdecken und auf der Website oder der Buchungsbestätigung stehen. Physische Verfügbarkeit heißt laut Katalog: Eine verantwortliche Person ist im Haus in kurzer Gehdistanz verfügbar. Für alle Kategorien gilt außerdem: Das Haus muss 24 Stunden erreichbar sein, digital oder per Telefon.

Ob Ihr Haus nachts besetzt sein muss, kann sich zusätzlich aus der Baugenehmigung oder dem Brandschutzkonzept ergeben. Eine allgemeine Pflicht zur Nachtbesetzung haben wir in den geprüften Regeln nicht gefunden, etwa in der Hessischen Beherbergungsstättenrichtlinie. Lassen Sie das für Ihr Haus von der Bauaufsicht oder Ihrem Brandschutzplaner bestätigen.

Wie sieht eine Nacht ohne Rezeption aus?

Sie braucht drei Dinge: ein Hotelsystem, das den Abschluss allein erledigt, eine Erreichbarkeit rund um die Uhr und eine Bereitschaft für Notfälle. Häuser ganz ohne Rezeption ergänzen das etwa durch einen Online-Check-in rund um die Uhr und einen digitalen Zimmerschlüssel auf dem Smartphone. Dann muss nachts niemand am Empfang stehen. Erreichbar sein muss das Haus trotzdem, und für Notfälle braucht es einen Menschen in Bereitschaft.

Für die Nacht haben wir die Stelle Stella gebaut. Sie arbeitet nach einer festen Routine:

1. Um 22 Uhr übernimmt Stella das Telefon, in über 30 Sprachen.
2. Sie sieht Reservierungen und Belegung im Hotelsystem und beantwortet Fragen zu Anreise, Zimmern und Haus.
3. Sie bucht nichts, ändert nichts und löst keine Zahlungen aus. Buchungswünsche gehen als Vorgang an Ihr Team.
4. Dringende Fälle meldet sie nach Ihren Regeln an Ihre Bereitschaft.
5. Um 8 Uhr liegt das Protokoll der Nacht vor, mit jedem Anliegen.

Stella kostet ab 475 € im Monat, unter 30 Zimmern ab 380 €. Das sind Einführungspreise bei Vertragsabschluss bis 31.12.2026. Sie gelten für die vereinbarte Laufzeit, danach kostet Stella regulär 875 € im Monat. Sie ersetzt keinen Menschen im Haus: Für Notfälle, Bargeld und die Gäste vor Ort braucht es weiter eine Lösung. Wer nachts auch direkt buchen lassen will, nimmt Felix, der rund um die Uhr Buchungen direkt im Hotelsystem anlegt. Wie KI am Hoteltelefon arbeitet und was sie kostet, erklärt der Ratgeber KI-Telefonassistent für Hotels.

Häufige Fragen

Ist Night Audit dasselbe wie Tagesabschluss?
Ja. Im Deutschen heißt der Night Audit auch Tagesabschluss, protel verwendet etwa diesen Begriff. Gemeint ist der Abschluss des Geschäftstags im Hotelsystem, nicht nur der Kassenabschluss.

Braucht ein Cloud-PMS noch einen Night Audit?
Den Abschluss braucht es weiter, aber nicht mehr als Handarbeit. Mews wechselt laut Hersteller um Mitternacht automatisch auf den nächsten Tag, apaleo empfiehlt ausdrücklich, den Night Audit zu automatisieren. Kassenabschluss und die Klärung von Zahlungsdifferenzen bleiben trotzdem Aufgaben für Menschen.

Müssen deutsche Gäste noch einen Meldeschein ausfüllen?
Nein. Seit dem 1. Januar 2025 müssen nur noch ausländische Gäste einen Meldeschein unterschreiben (§ 29 Abs. 2 BMG). Mitreisende ausländische Ehegatten, Lebenspartner und minderjährige Kinder werden nur der Zahl nach angegeben. Bei Reisegruppen mit mehr als zehn Personen unterschreibt nur die Reiseleitung. In Orten mit Kur- oder Gästebeitrag kann die Gemeinde die Gästeankünfte weiter verlangen.

Was verdient ein Night Auditor?
Der Entgeltatlas der Bundesagentur für Arbeit weist für die Berufsgattung, zu der der Night Auditor gehört (KldB 63222), ein mittleres Bruttomonatsentgelt von 2.942 € in Vollzeit aus (Fachkraft, Deutschland, abgerufen am 2. Oktober 2026). Die Berufsgattung umfasst auch Rezeption, Reservierung und Hotelfachleute im Tagdienst. Für Nachtarbeit kommt ein angemessener Zuschlag oder Freizeitausgleich hinzu, soweit kein Tarifvertrag etwas anderes regelt (§ 6 Abs. 5 ArbZG).

Darf ein Hotel nachts ohne Rezeption arbeiten?
Nach der Hotelklassifizierung bis drei Sterne ja. Bei einem und zwei Sternen reichen 8 Stunden physische Verfügbarkeit im Hotel oder Self-Check-in und Self-Check-out rund um die Uhr. Drei Sterne verlangen 10 Stunden Verfügbarkeit oder 8 Stunden plus Self-Check-in und Self-Check-out rund um die Uhr. Vier Sterne verlangen 14 Stunden besetzten Empfang und auf Anfrage physische Verfügbarkeit rund um die Uhr, fünf Sterne einen rund um die Uhr besetzten Empfang. Erreichbar sein muss jedes klassifizierte Haus rund um die Uhr, digital oder per Telefon. Ob Baugenehmigung oder Brandschutzkonzept eine Person im Haus verlangen, müssen Sie zusätzlich prüfen lassen.

Quellen

• Ablauf und Systeme: Oracle, OPERA Cloud, About End of Day, Oracle, OPERA Cloud 26.2, Managing Automatic End of Day Schedules, apaleo, Night Audit, apaleo, Stornierungen und No-Shows, Cloudbeds, Night Audit, Mews, Hotel Night Audit, 15.12.2025, protel Air Hilfe, Tagesabschluss, abgerufen am 02.10.2026
• Zeitfenster: SiteMinder, Der Night Auditor im Hotel, 13.02.2025, prostay, Hotel Night Audit, 14.09.2025, Rolling Pin, Portier/Night Auditor
• Beruf und Entgelt: Bundesagentur für Arbeit, BERUFENET Night-Auditor, Bundesagentur für Arbeit, Entgeltatlas Night-Auditor, abgerufen am 02.10.2026
• Kasse und Meldeschein: § 146 AO, § 146a AO, Anwendungserlass zur Abgabenordnung zu § 146a, Nr. 1.2, § 29 BMG, § 30 BMG, IHK Osnabrück, Abschaffung des Meldescheins, IHK Bochum, Meldeschein für Beherbergungsbetriebe
• Arbeit und Kosten: § 2 ArbZG, § 4 ArbZG, § 6 ArbZG, Bundesarbeitsgericht, Urteil vom 09.12.2015, 10 AZR 423/14, § 3b EStG, § 1 SvEV, § 1 MiLoV5, Techniker Krankenkasse, Beitragssätze 2026
• Bauordnung: Hessische Verwaltungsvorschrift Technische Baubestimmungen 2025/1, Anhang HE 8: Hessische Beherbergungsstättenrichtlinie
• Statistik: Amt für Statistik Berlin-Brandenburg, Metadaten Monatserhebung im Tourismus
• Klassifizierung: Deutsche Hotelklassifizierung, Kriterienkatalog 2025 bis 2030, Stand 13.11.2025
• HostUpp: Stella, Preise

Stand: 2. Oktober 2026. Keine Rechts- oder Steuerberatung. Preise von HostUpp laut unserer Preisseite, Einführungspreise bei Vertragsabschluss bis 31.12.2026. Irrtümer vorbehalten, Hinweise gern an info@hostupp.ai.